Financiële administratie

De financiële administratie bestaat uit alle financiële gegevens van jouw onderneming. Denk bijvoorbeeld aan:

• Kassabonnen, facturen, bankafschriften en uitgaven en inkomsten.

• Alle bezittingen, schulden, verworven rechten en plichten.

• Debiteuren-, crediteuren– en voorraadadministratie.

• Contracten, overeenkomsten en andere afspraken.

• Financiële rapportages zoals de jaarrekening die bestaat uit een balans, een winst- en verliesrekening en een toelichting.

• Salarisadministratie van werknemers. Facturen van een uitzendbureau of stagiaires vallen onder het eerste punt.

• (Eventueel) urenregistratie voor het urencriterium en een rittenregistratie voor de auto van de zaak.

Er zijn veel softwarepakketten op de markt die je kunnen helpen bij de financiële administratie. Zorg ervoor dat je een boekhoudprogramma kiest dat past bij je onderneming. Een (online) boekhoudpakket biedt real-time inzicht in de financiële administratie en geeft je de informatie die je nodig hebt om waar nodig bij te sturen. Het is bijvoorbeeld heel eenvoudig om de omzet en uitgaven van vorig jaar te vergelijken met die van het huidige boekjaar. Zo zie je direct of je vooruit gaat en waar je meer winst kunt behalen. Met een softwaresysteem voor je financiële administratie bespaar je dus tijd en geld en de foutgevoeligheid is veel kleiner dan wanneer je de financiële zaken handmatig verwerkt.

De frequentie van je BTW-aangifte is afhankelijk van jouw eigen situatie:

• Per kwartaal: Standaard aangifteperiode voor de meeste ondernemers. Uiterlijk één maand na afloop van het kwartaal.

• Per maand: Voor ondernemers met hoge omzet of regelmatige teruggave. Uiterlijk één maand na afloop van de maand.

• Per jaar: Voor kleine ondernemers met weinig BTW. Uiterlijk 31 maart van het volgende jaar.

Een balans en winst- en verliesrekening hebben verschillende doelen:

• Balans: Geeft een momentopname van bezittingen, schulden en eigen vermogen op een specifieke datum.

• Winst- en verliesrekening: Toont inkomsten en uitgaven over een bepaalde periode, meestal een jaar.

Zakelijke kosten zijn uitgaven die direct verband houden met het behalen van inkomsten voor de onderneming. Deze kosten moeten noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van bedrijfsactiviteiten en mogen niet voor persoonlijke doeleinden zijn.

Voorbeelden hiervan zijn:

• Huisvesting (huur, hypotheek, energie)

• Kantoorkosten (apparatuur, software, kantoorartikelen)

• Vervoerskosten (auto, brandstof, OV)

• Marketing en reclame

• Verzekeringen en abonnementen

• Personeelskosten

• Advieskosten